Im MS Word erstellte Dokumente lassen sich ganz schnell als Rundmail verteilen. Man sollte sich vorher ein Word-Dokument vorbereiten und die fertige Datei zwischenspeichern.

1. Vorbereitung

1.1 Überprüfe den Adressbestand in Outlook auf Vollständigkeit, und weise den Kontakten die den Rundbrief erhalten sollen einer bestimmte Kategorie zu.

1.1.1 Fehlende Einträge können aus den empfangenen E-Mails aufgefüllt werden. Öffne dazu einfach eine E-Mail, deren Absender noch nicht als Kontakt registriert ist, und klicke mit der rechten Maustaste auf den Namen des Absenders. Im Kontextmenü den Befehl „Zu Outlook-Kontakten hinzufügen” wählen.

1.2 Um einem Kontakt einer Kategorie zuzuweisen, klicke ihn einfach mit der rechten Maustaste an und wähle im Kontextmenü den Befehl „Kategorien”. In dem folgenden Fenster kann man aus den Vorschlägen einen passenden Eintrag auswählen.

1.3 Den Befehl „Ansicht/Anordnen nach/Aktuelle Ansicht/ Aktuelle Ansicht anpassen” auswählen und über die Schaltfläche „Filtern” auf der Registerkarte „Weitere Optionen” festlegen, dass nur noch die Kontakte angezeigt werden, die in der vorgesehenen Kategorie für den Rundbrief stehen.

2. Mail Verschicken

2.1 Wähle in Outlook den Befehl „Extras/ Seriendruck”. Klicke im angezeigten Dialogfeld in der Gruppe „Dokument” auf die Schaltfläche „Durchsuchen”. Hier zu der zuvor erstellten „.doc"-Projektdatei navigieren und diese markieren. Anschließend mit „OK” bestätigen. Dadurch wird Word gestartet und die Projektdatei geladen.

2.1.1 Bei Bedarf können nun noch Änderungen und Ergänzungen an dem Rundbrief vorgenommen werden. Die Dateigröße sollte dadurch nicht größer 1024 KByte werden.

2.2 Füge die Kontakte und das Serienbriefdokument zusammen, um den Rundbrief zu generieren.

2.3 Klicke in der Symbolleiste „Seriendruck” auf „Seriendruckergebnis in E-Mail ausgeben”. Im Dialogfeld die Betreffzeile für die E-Mails eingeben und das Nachrichtenformat wählen. Handelt es sich nur um Text sollte auch diesem Format der Vorzug gegeben werden. Für bunte und bebilderte Mails ist „HTML” zu wählen.

Achtung!!! Nicht alle Empfänger können HTML-Mails im vollen Umfang lesen. Dies hängt mit den Sicherheitseinstellungen der Mailprogramme zusammen.

2.4 Nach einem Klick auf „OK” erzeugt Word für jeden Empfänger eine individuelle E-Mail und verschickt diese direkt über Outlook.

Achtung!!! Bevor man umfangreichen Rundbrief versendet, empfiehlt sich ein Testlauf mit einer kleinen Kontaktliste.